Номенклатура дел организации . Работаем с документами правильно! Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что- то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел. Ничего сложного в номенклатуре дел нет.
Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать. Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице.
Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам. Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно: закрепляет наименования дел; присваивает уникальный код каждому делу; определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения. Чем отличается дело от документа?
Приказ по основной деятельности – это документ, и дело « Приказы по Образец заполнения опросного листа (.pdf, 216 КБ). Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как. Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать.
Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел. Оксана БУЛАТ Исковые заявления образцы. Приказ об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и .
Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов.
Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта . Сбор информации. Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.
Хранение документов в архиве; Подготовка документов к передаче в архив. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Как это определить? Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже.
Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата. Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа. Скачать опросный лист для оценки документационного фонда компании (. КБ)Образец заполнения опросного листа (. КБ)Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения.
Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов. На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру.
Этап второй. Нумеруем структурные подразделения. Здесь нет ничего сложного.
Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера.
Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные. Этап третий. Создание номенклатуры дел.«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2. Используется именно эта форма: Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.
Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно- цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело. Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру. Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января. Срок хранения и . По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться. Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму.
Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела. Как установить срок хранения дела? На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 2. В первую очередь сроки хранения ищем в нем. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно- технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 3.
Здесь указаны сроки хранения технической документации. Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама. Но будьте очень внимательны и осторожны: во- первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит.
В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в . Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и.
Во- вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве. Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов. Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т. В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА». Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения. Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту.
Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по. Образец заполнения опросного листа (.pdf, 216 КБ). Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, .
Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись. Ну вот, номенклатура дел готова!
Теперь последний шаг – идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие. Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации.
Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые. Как это делать, подробно рассказывается в этой статье. Image by Stuart Miles / www.
Приказ об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской. Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2. N 9. 05. 9МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПРИКАЗот 1. N 1. 9ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТАИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК(в ред.
Приказа Минкультуры РФ от 1. N 6. 8)В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 1. Федерального закона от 2.
Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра Д. М. Амунца. Министр. А. С. СОКОЛОВПриложение. ПРАВИЛАОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТАИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 1. N 6. 8)I. Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 2.
N 1. 25- ФЗ . 4. 16. Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно- отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами. Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. II. Организация хранения документов Архивного фонда. Российской Федерации и других архивных документов в архиве. В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см.
Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации. К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция). По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности являются ценными. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно- историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. Консультант. Плюс: примечание.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: пункт 5. Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступившие в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. К архивным документам ограниченного доступа относятся: архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны; архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности; архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования. Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных, документов и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Фондирование архивных документов. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации- правопреемнику, включаются в архивный фонд последней. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют: архивные документы представительств и филиалов; архивные документы совещательных органов, созданных при организации; архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства; архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях; архивные документы ликвидационной комиссии организации.